Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 02.08.2026 r.  |  Wersja 1.0

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób SAMA MATCHA sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej i sklepu internetowego samamatcha.com, składających zamówienia, kontaktujących się z nami oraz zapisujących się na naszą listę mailingową. Dbamy o Twoją prywatność i przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami pod powyższym adresem e-mail lub numerem telefonu.

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Zakres przetwarzanych danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony i sklepu. Poniżej przedstawiamy poszczególne cele przetwarzania, podstawy prawne oraz okres przechowywania danych.

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Realizacja zamówień w sklepie internetowym	Imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, telefon, dane do faktury, informacje o zamówieniu i płatności	Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Przez czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Prowadzenie konta w sklepie	Imię i nazwisko, adres e-mail, adresy, historia zamówień	Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Do czasu usunięcia konta przez Ciebie lub na Twoje żądanie
Rozpatrywanie reklamacji, obsługa odstąpień od umowy i zwrotów	Imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon, numer zamówienia, numer rachunku bankowego, treść zgłoszenia	Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o prawach konsumenta)	1 rok od upływu okresu naszej odpowiedzialności za brak zgodności towaru z umową, a w razie sporu — do jego prawomocnego zakończenia
Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, w tym faktur w Krajowym Systemie e-Faktur	Dane niezbędne do wystawienia faktury lub paragonu	Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej)
Realizacja obowiązków w zakresie bezpieczeństwa żywności — identyfikowalność partii i ewentualne wycofanie produktu z obrotu	Imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer zamówienia, numer partii (LOT)	Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (rozporządzenie (WE) nr 178/2002)	5 lat
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	Dane z zamówienia i korespondencji	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń: 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata (art. 118 Kodeksu cywilnego)
Zapobieganie nadużyciom, w tym weryfikacja prawidłowego korzystania z rabatów i promocji	Adres e-mail, adres dostawy, numer NIP, historia zamówień	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Przez czas trwania promocji oraz okres przedawnienia roszczeń
Zapis na listę mailingową i wysyłka informacji o ofercie, nowościach i promocjach	Imię, adres e-mail, informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach w linki	Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej	Do czasu cofnięcia zgody, a w razie braku aktywności — nie dłużej niż 3 lata od ostatniej interakcji z naszymi wiadomościami
Rozpatrywanie zapytań i kontakt (e-mail, telefon, formularz kontaktowy)	Imię, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do czasu zakończenia korespondencji lub wniesienia sprzeciwu
Obsługa współpracy z klientami biznesowymi (B2B) oraz kontakt z ich pracownikami i współpracownikami	Imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i telefon, nazwa firmy	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Przez czas współpracy oraz okres przedawnienia roszczeń
Publikacja opinii o produktach	Imię lub pseudonim, treść opinii, powiązanie z zamówieniem	Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO	Do czasu cofnięcia zgody lub usunięcia opinii
Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony (logi serwera)	Adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki, adres URL	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do 12 miesięcy
Pliki cookies niezbędne do działania strony i sklepu (m.in. koszyk, sesja, zapamiętanie wyboru zgód)	Identyfikator sesji, ustawienia użytkownika	Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nie wymagają zgody)	Zgodnie z okresem ważności poszczególnych plików cookies
Analiza ruchu na stronie, statystyki oraz działania marketingowe (cookies analityczne i marketingowe)	Dane o urządzeniu, adres IP, aktywność na stronie	Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej	Do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż okres ważności poszczególnych plików cookies

Wysyłka wiadomości marketingowych

Wysyłka wiadomości marketingowych na Twój adres e-mail odbywa się na podstawie odrębnej zgody, o której mowa w art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zapis na listę potwierdzany jest kliknięciem linku aktywacyjnego przesłanego na wskazany adres (mechanizm double opt-in). W wysyłanych wiadomościach mierzymy ich otwarcia i kliknięcia linków, aby ocenić skuteczność komunikacji i dopasowywać jej treść. Z listy możesz wypisać się w każdej chwili, klikając link „wypisz się” w stopce każdej wiadomości.

3. Komu przekazujemy dane

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, w zakresie i celu przez nas określonym, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych:

• UAB „MailerLite” (Litwa) — obsługa wysyłki wiadomości e-mail oraz zarządzanie listą subskrybentów;
• dostawca hostingu strony internetowej i poczty elektronicznej;
• dostawca systemu do obsługi zamówień, wysyłek i wystawiania dokumentów sprzedaży;
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych — wyłącznie w zakresie objętym Twoją zgodą na pliki cookies;
• podmioty świadczące usługi informatyczne i wsparcia technicznego.

Odrębni administratorzy danych. Poniższe podmioty przetwarzają dane na podstawie własnych obowiązków prawnych lub własnych regulaminów, a my przekazujemy im dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania umowy:

• ING Bank Śląski S.A. — obsługa płatności w systemie ING Pay;
• InPost S.A. oraz ORLEN Paczka (i inni przewoźnicy, z których usług korzystamy) — dostawa zamówień;
• operatorzy pocztowi — doręczanie korespondencji;
• biuro rachunkowe — obsługa księgowa i rozliczenia podatkowe;
• Krajowa Administracja Skarbowa — w zakresie faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Dane mogą zostać udostępnione również innym organom publicznym, w tym organom Państwowej Inspekcji Sanitarnej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy z naszych dostawców usług mogą jednak korzystać z infrastruktury zlokalizowanej poza EOG — dotyczy to w szczególności narzędzi analitycznych i reklamowych dostarczanych przez podmioty z siedzibą w Stanach Zjednoczonych (m.in. Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd.).

Przekazanie danych do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, a w pozostałych przypadkach — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem kontakt@samamatcha.com.

5. Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona korzysta z plików cookies, czyli niewielkich plików tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu. Wykorzystujemy je w następujących celach:

• cookies niezbędne — zapewniają prawidłowe działanie strony i sklepu, w tym koszyka, logowania oraz zapamiętania Twoich wyborów dotyczących zgód (nie wymagają zgody);
• cookies analityczne — pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony;
• cookies marketingowe — pozwalają dopasować przekaz do Twoich zainteresowań i mierzyć skuteczność działań reklamowych.

Pliki cookies inne niż niezbędne (analityczne i marketingowe) stosujemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej uprzedniej zgody, wyrażonej za pośrednictwem panelu zarządzania zgodami wyświetlanego przy pierwszej wizycie na stronie. Do czasu wyrażenia zgody skrypty analityczne i marketingowe nie są uruchamiane. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić jej zakres, korzystając z linku „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce strony — wycofanie zgody jest tak samo proste jak jej wyrażenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Podstawą prawną wykorzystania plików cookies innych niż niezbędne jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). Niezależnie od panelu zgód możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji sklepu.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania — bez konieczności uzasadnienia; po wniesieniu takiego sprzeciwu zaprzestajemy tego przetwarzania (art. 21 ust. 2 i 3 RODO);
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@samamatcha.com. Żądania dotyczące danych osobowych możesz zgłaszać również w formie elektronicznej na ten adres. Z listy mailingowej możesz wypisać się samodzielnie, klikając link „wypisz się” w stopce każdej wysyłanej przez nas wiadomości, a zgody dotyczące plików cookies zmienić w panelu „Ustawienia cookies”.

7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Połączenie ze stroną jest szyfrowane (protokół SSL/HTTPS), dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, a podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Stosujemy profilowanie w celu dopasowania treści marketingowych i reklamowych do Twoich zainteresowań. Odbywa się to na podstawie Twojej zgody na pliki cookies marketingowe oraz na podstawie informacji o Twojej aktywności w naszych wiadomościach e-mail (otwarcia, kliknięcia). Profilowanie to nie prowadzi do podejmowania wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani nie wpływa w istotny sposób na Twoją sytuację. Nie wykorzystujemy profilowania do różnicowania cen. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania.

9. Wiek użytkowników

Nasza strona i sklep nie są skierowane do osób, które nie ukończyły 16 lat. Nie zbieramy świadomie danych takich osób. Jeżeli dowiemy się, że dane zostały nam przekazane bez wymaganej zgody opiekuna, niezwłocznie je usuniemy.

10. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa lub w zakresie świadczonych przez nas usług. Aktualna wersja zawsze dostępna jest na tej stronie, a data ostatniej aktualizacji widnieje na jej początku. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie skierowane na adres kontakt@samamatcha.com. Zasady zawierania i wykonywania umów sprzedaży określa Regulamin sklepu dostępny na stronie Sklepu.